Caso de estudio: Laika

LAIKA es un galardonado estudio de animaci贸n de clase mundial que produce largometrajes y videos comerciales. Para cumplir con los requerimientos de producir largometrajes complejos y enriquecidos, LAIKA se uni贸 a Advisicon para implementar un EPM personalizado usando Microsoft Office Project y Project Server 2007. Esto result贸 en un mejoramiento inmediato en la planeaci贸n, calendarizaci贸n, visibilidad, presentaci贸n de informes, y control de costo de proyectos.

Situaci贸n del negocio

Adem谩s de atraer al mejor talento, LAIKA tambi茅n ha dedicado atenci贸n a desarrollar su capacidad de administraci贸n de proyectos para planear, monitorear y administrar de manera exitosa proyectos de producci贸n de largometrajes. LAIKA buscaba maneras de sobrepasar de manera consistente los desaf铆os administrativos que conlleva la producci贸n de largometrajes.

LAIKA identific贸 tres aspectos cr铆ticos que necesitaban ser atendidos para promover un continuo crecimiento organizacional:

Planeaci贸n de Proyectos

  • LAIKA ten铆a una habilidad muy limitada para pronosticar y visualizar la utilizaci贸n de sus recursos usando FastTrack y otras aplicaciones; as铆 como ninguna manera de determinar la productividad de sus recursos art铆sticos.
  • Aunque los resultados de los proyectos se manejaban con muchos detalles, las dependencias entre distintos departamentos no eran descritas de manera clara, por lo que no se contaba con una manera de ver el impacto de los proyectos a lo ancho de la compa帽铆a.
  • La planeaci贸n de proyectos no estaba integrada con planeaci贸n de presupuesto, monitoreo, o control del desempe帽o del proyecto.
  • Hab铆a muy poca informaci贸n de confianza, actual o hist贸rica, sobre el desempe帽o de los proyectos sobre la cual tomar decisiones.

Ejecuci贸n de Proyectos

  • Uso ineficiente de recursos debido a una falta de monitoreo y control
  • Administraci贸n reaccionaria causada por falta de procesos de identificaci贸n de riesgos

Presentaci贸n de Informes

  • Falta de un m茅todo oportuno y sistem谩tico de analizar la empresa.
  • No exist铆a un mecanismo de comparar el tiempo, trabajo ni costo presupuestado contra los reales, ni una vista consolidada de calendarios, listas de recursos o disponibilidad.
  • Inexistencia de integridad de datos 鈥 estos no eran capturados de manera precisa, o se almacenaban en m煤ltiples herramientas.
  • Reuniones ineficientes debido a falta de integraci贸n entre datos y procesos administrativos.
Laika

LAIKA produce pel铆culas de entretenimiento, largometrajes y videos comerciales. LAIKA ha atra铆do del mejor talento en administraci贸n y producci贸n en la industria de la animaci贸n. LAIKA ha edificado y triunfado sobre los 30 a帽os de historia de excelencia e innovaci贸n de los estudios Will Vinton, como un productor l铆der en animaci贸n generada por computadora, celular y stop-motion. LAIKA alarde el tener un director ganador de un Premio de la Academia, 11 premios Prime Time de Emmy, y m谩s de 100 premios internacionales. Su equipo creativo, administraci贸n y proyectos le ayudan a desarrollarse r谩pidamente en toda una instituci贸n de la industria de la animaci贸n.

Como parte de su continuo desarrollo, LAIKA se ha dividido en dos organizaciones: LAIKA/House, la cual produce videos comerciales, y LAIKA/Entertainment, que produce largometrajes y videos de entretenimiento. Los proyectos de largometrajes de LAIKA/Entertainment鈥檚 han sido un emocionante giro para LAIKA.

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Soluci贸n Implementada

LAIKA se uni贸 a Advisicon, un Microsoft Gold Certified EPM Partner, para implementar un EPM integrado para apoyar las crecientes necesidades de administraci贸n de proyectos de LAIKA. Este EPM personalizado, construido sobre Microsoft Office Project y Project Server 2007, result贸 en mejoras inmediatas en la planeaci贸n, calendarizaci贸n, visibilidad, entrega de reportes, y control de costos del proyecto.

Advisicon implement贸 un EPM completo que provey贸 la necesaria funcionalidad, poder, facilidad de uso y escalabilidad requerida por los complejos desaf铆os atravesados por la direcci贸n de proyectos de LAIKA. El sistema automatiz贸 y centraliz贸 muchas funciones, incluyendo comunicaciones, monitoreo y presentaci贸n de informes. El EPM provey贸 una s贸lida plataforma para apoyar el planeamiento, calendarizaci贸n y metodolog铆a de proyectos de LAIKA.

Otros elementos cr铆ticos de la soluci贸n implementada por Advisicon fueron:

  • Migrar proyectos de FastTrack y otras aplicaciones a Microsoft Office Project 2007 y publicarlos a Microsoft Office Project Server 2007
  • Desarrollo de plantillas para los proyectos de LAIKA, campos personalizados, y otros herramientas de informes espec铆ficos para la empresa
  • Desarrollo de una fuente de recursos de toda la empresa, a fin representar la estructura y los procesos administrativos y organizacionales de LAIKA
  • Capacitaci贸n de usuarios para asegurar la adopci贸n y el uso efectivo de todas las plataformas (Microsoft Office Project Professional y Microsoft Office Project Server 2007)

Otro elemento cr铆tico del elemento de esta soluci贸n fue la capacidad de desarrollar y entregar un proyecto piloto usando Microsoft Office Project Server 2007. Este piloto fue usado para identificar y corregir cualquier problema o brechas en los procesos administrativos de LAIKA y para identificar posibles oportunidad de integraci贸n con otros sistemas y procesos.

Beneficios

Una vez que el nuevo sistema EPM fue instalado y comenz贸 a funcionar, LAIKA comenz贸 a ver beneficios de manera pr谩cticamente inmediata. Los beneficios m谩s inmediatos para la compa帽铆a incluyeron:

Planeaci贸n de Proyectos

  • Un sistema para planear agendas de producci贸n precisas y realistas
  • Modelos de proyecto personalizados para apoyar la exclusiva composici贸n de los proyectos de LAIKA, as铆 como sus procesos particulares
  • Terminolog铆a y referencias estandarizadas para facilitar planeamiento, comunicaciones, y reportes consistentes a lo largo de la compa帽铆a
  • La habilidad de hacer un pron贸stico preciso de recursos, permiti茅ndole a la gerencia planear y reclutar apropiadamente
  • Visibilidad para la gerencia, para evaluar y predecir la productividad de los recursos creativos bas谩ndose en datos reales
  • Vistas de proyectos en el contexto de toda la empresa, as铆 como conflictos entre departamentos
  • Planeamiento integrado de presupuesto, recursos y calendarios

Ejecuci贸n de Proyectos

  • Habilidad de monitorear y controlar la asignaci贸n y administraci贸n de recursos
  • Visibilidad de cambios a la agenda, permiti茅ndole a la gerencia anticipar y mitigar retrasos de calendario y otros riesgos
  • Evaluaci贸n sistem谩tica que permite la toma de decisiones oportunas y racionales por parte de la gerencia
  • Espacios de trabajo integrados que permiten la evaluaci贸n proactiva de riesgos, planeamiento y manejo de informes del proyecto
  • Accesos y reportes a trav茅s de Internet a reportes sobre proyectos, tareas, problemas y riesgos permitiendo un acceso consolidado a calendarios, tareas, recursos y disponibilidad
  • Capacidad para analizar y reportar duraci贸n, costo y trabajo planeados vs. reales
  • Integridad de datos garantizada a trav茅s de una 煤nica base de datos integrada; reuniones, gerencia y toma de decisiones productivas basadas en datos integrados, accesibles y confiables

Advisicon implement贸 una soluci贸n exitosa con un EPM que cumpl铆a las necesidades de LAIKA. Entre los beneficios a largo plazo se incluyen los siguientes:

  • Manejo y control efectivos del alcance, presupuesto, problemas y riesgos, recursos y cambios de calendario
  • Refuerzo de la estructura organizacional, roles y reglas de negocio de LAIKA
  • Colaboraci贸n y mejor comunicaci贸n a lo largo de la organizaci贸n
  • Escalabilidad e integraci贸n potencial con otros sistemas de negocio basados en SQL

LAIKA y Advisicon apoyaron esta implementaci贸n del EPM con capacitaciones para administradores, usuarios y gerentes. Al asegurar la adopci贸n de esta tecnolog铆a, LAIKA ha visto un uso continuo y beneficioso de las herramientas de manejo de proyectos de Microsoft. Tambi茅n les permiti贸 continuar desarrollando su tecnolog铆a, est谩ndares y procesos personalizados. Dado el 茅xito de esta implementaci贸n, LAIKA podr谩 edificar sobre su infraestructura y extender el beneficio de su EPM a otros grupos.